Por: Angel Gabriel Almanza Flores
La Dirección Universitaria de Evaluación y Acreditación (DUEA) cada año es la responsable de evaluar el cumplimiento del Plan Operativo Anual (POA) de las diferentes unidades aplicando instrumentos que permitan una valoración más objetiva. Para conocer algunos detalles de este trabajo se conversó con la Arq. Tatiana Ordoñez Laime, jefa de Departamento de Gestión Administrativa.
La DUEA y el control de POA
El POA es un instrumento de planificación anual para una gestión específica. “Existen dos autoevaluaciones en una gestión, durante el primer y segundo semestre, reportan las 217 unidades académicas, en las que se encuentra el decanatos, direcciones de carrera, institutos de investigación y posgrados por mencionar algunas, una declaración jurada de las actividades evidentes que fueron cumplidas” explica Tatiana Ordoñez.
¿Qué hace la DUEA? Con la información recibida, procede a visitar las unidades académicas para revisar los documentos de verificación de cumplimiento de ejecución del POA, programados, “por ejemplo, la realización de talleres, algún tipo de actividad, compra u otras, en su planificación, se tiene que evidenciar con documentos que deben estar relacionados con las autoevaluaciones enviadas” enfatiza Ordoñez.
Según la Jefa de Departamento de Gestión Administrativa “la calificación será a partir de dos variables: si la actividad programada se cumplió en el tiempo establecido, si se logró el objetivo planteado. Lo contrario sería justificar los motivos del incumplimiento de la situación externa o interna de la unidad”. La DUEA toma mayor énfasis en las unidades que se acreditaron o están en proceso de auto evaluación con fines de acreditación al merco sur, CUB. “Existe un plan de mejora generalmente para 5 años en el cual se encuentran actividades a corto y mediano plazo, se realiza el seguimiento programado. Los POAS siguen dos líneas, la primera permite hacer la continuidad al seguimiento de los POAS, la segunda viabiliza la continuidad a los planes de mejora de las unidades que fueron acreditadas” recalcó Tatiana Ordoñez.
Criterios de evaluación del POA
El POA se evalúa con el reglamento interno de la universidad del 2013 a partir de 2 elementos que son los objetivos y metas de los POAS. Para Tatiana Ordoñez, “el primer paso es la valoración al presupuesto que puede crecer o reducir dependiendo de la unidad. El presupuesto en algunas ocasiones es entregado con antelación y no tiene relación con el POA”. El objetivo que la universidad pretende es que las actividades y el presupuesto vayan agarrados de la mano para que se califique en la parte presupuestaria, la eficiencia, la eficacia de cada unidad. A esto se suma el tiempo, cómo se realizó y si se cumplió con el objetivo esperado.
Parámetros considerados en el incumplimiento del POA
El proceso de evaluación se inicia cuando la DUEA recibe los documentos de las unidades, posteriormente, con la información, se observa la evidencia de los objetivos que se plantearon y comparando con los POAS previos de gestiones pasadas, se distingue si aumentó o disminuyó. “Se entrega un informe a la MAE en la que se mencionan a las unidades que no cumplen con lo planificado y de inmediato pasa a la lista de unidades que pueden ser sujetas a auditoria interna. Se recomienda a las unidades que guarden todos los medios de verificación de cada gestión” enfatizó Ordoñez.
Se establece el proceso de retroalimentación en las unidades para mejorar la planificación y el cumplimiento del POA en las siguientes gestiones. “También se establecen los medios de verificación que deben guardar, además de cómo pueden aplicar su plan de mejora a corto, mediano y largo plazo” remarcó la Jefa de Departamento de Gestión Administrativa.
Unidades mejor evaluadas en el cumplimiento del POA.
La gestión 2021 se escogió a 10 unidades universitarias que cumplieron perfectamente con su POA. “Estas unidades han tenido el proceso previo de seguir guardando las evidencias de forma correcta así tener el reconocimiento a partir de una certificación institucional de la correcta gestión administrativa” afirma Tatiana Ordoñez. Actualmente se espera contar con una fecha para realizar el acto de reconocimiento de estas unidades, “es el primer paso para el reconocimiento interno institucional. La DUEA aspira a que el reconocimiento se convierta en una acreditación interna respaldada por la Universidad Mayor de San Simón e incentivo para las demás unidades académicas”.
¿Cómo se encuentra la UMSS en el cumplimiento del POA?
Generalmente la UMSS cumple entre un 80 a 85% en la ejecución de sus POAS. “Las actividades que no fueron cumplidas se deben a efectos externos a la unidad. En el instrumento de planificación anual se precisa erradicar prácticas de actividades no recurrentes como por ejemplo, recibir correspondencia, envío de objetos y otras actividades que deberían estar fuera del POA” aclara Ordoñez. También afirma “en un plan de mejora o plan estratégico, falta que algunas unidades académicas que entiendan esa correlación de planificación que debe existir para optimizar las actividades que realizan como universidad. Muchas unidades concretan su POA sin tener claro el rumbo u objetivo de donde se verán en 5 años y que deberán hacer para cumplirlo”.
Si no tienen esa planificación o plan estratégico, el POA solo cumplirá los objetivos de necesidad inmediata sin trazar un rumbo específico. “Los objetivos planteados en el plan estratégico no deben ser ajenos al plan estratégico universitario. Es una cadena grande de instrumentos que se enlazan de forma correcta. La DUEA en las visitas que realiza para la evaluación in situ da sugerencias a las unidades sobre la elaboración del POA, redacción, medios de verificación y observan actividades recurrentes que no deberían estar” concluyo la jefa de Departamento de Gestión Administrativa, Tatiana Ordoñez Laime.
